1
מרכז הדרכה למשתמשים
כל מה שצריך לדעת כדי לעבוד נכון עם ExpenseStack
מדריך משתמשים מלא לבעלי עסקים, צוותי כספים ורואי חשבון: הסברים לכל מסך, כפתור ופיצ׳ר, כולל דוגמאות ויזואליות של מסכי המערכת.
ExpenseStack Documentation
דוגמה ויזואלית: בדוק את המסך, קרא מה כל כפתור עושה, ואז בצע את הפעולה במערכת.
התחלה מהירה
זרימת עבודה מומלצת
ExpenseStack בנויה כך שאפשר להתחיל פשוט: לפתוח עסק, לחבר מקורות מסמכים, ואז לתת למערכת לקלוט, לחלץ ולסדר את המידע.
2
מחברים Gmail, Outlook או Google Drive
3
מעלים או מסנכרנים מסמכים
4
בודקים את הנתונים שה-AI חילץ
5
מסווגים, מדווחים או מעבירים לאינטגרציות
הרשמה והתחברות
אפשר להתחבר עם Google או עם אימייל וסיסמה. לאחר הרשמה ראשונה משלימים פרטי עסק.
קליטת מסמכים
מסמכים מגיעים מהעלאה ידנית, Gmail, Outlook או Drive, ומועברים לחילוץ נתונים.
בדיקה ושמירה
המשתמש בודק את הנתונים, מתקן אם צריך, ושומר את המסמך לשימוש בדוחות או אינטגרציות.
מסכים וכפתורים
הסבר לכל מסך מרכזי במערכת
בכל פרק מופיעים מטרת המסך, כתובת, כפתורים, פעולות וטיפים לעבודה נכונה.
לוח בקרה
/workspace
מסך הבית של האפליקציה לאחר התחברות. הוא נותן תמונת מצב על כמות המסמכים, סכומים בשקלים, מע״מ, שערי מט״ח ומסמכים אחרונים.
כפתורים ופעולות
- צפה - מעבר לפרטי מסמך
- קישורי ניווט בסרגל הצדדי
- כרטיסי KPI לקריאה מהירה
דגשים לשימוש
- המספרים מתעדכנים לפי המסמכים שנקלטו במערכת.
- שערי המט״ח משמשים להמרת מסמכים במטבע זר לשקלים.
לוח בקרה
צילום מסך: לוח בקרה עם KPI, שערי מט״ח, פירוט מקורות ומסמכים אחרונים
כל המסמכים הפיננסיים
/invoices
מרכז העבודה העיקרי לניהול חשבוניות, קבלות, חשבוניות מס קבלה ואישורי תשלום.
כפתורים ופעולות
- העלאת מסמכים - פתיחת מודאל העלאה
- עין - צפייה בקובץ המקורי
- הורדה - הורדת הקובץ
- פח - מחיקת מסמך
- הקודם/הבא - מעבר עמודים
דגשים לשימוש
- לחיצה על שורה פותחת את פרטי המסמך.
- מסמכים במטבע זר מוצגים גם עם סכום מומר לשקלים כאשר קיים שער.
כל המסמכים הפיננסיים
מסמךספקסכוםפעולה
צילום מסך: טבלת מסמכים עם פעולות צפייה, הורדה ומחיקה
העלאת מסמכים
נפתח מתוך /invoices
העלאה ידנית של מסמכים פיננסיים לעיבוד AI.
כפתורים ופעולות
- בחירת קבצים
- העלאה
- ביטול/סגירה
דגשים לשימוש
- ניתן להעלות עד 20 קבצים בפעולה.
- מגבלות: עד 10MB לקובץ ועד 50MB בסך הכל.
- סוגי מסמכים: חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, חשבונית זיכוי, קבלה, אישור תשלום.
העלאת מסמכים
מסמךספקסכוםפעולה
צילום מסך: מודאל העלאה עם בחירת קבצים והתקדמות
פרטי מסמך
/clients/[id]/invoices/[invoiceId]
מסך בדיקה ותיקון של נתוני המסמך לאחר חילוץ AI.
כפתורים ופעולות
- שמירה - שמירת שינויים
- הורדה - הורדת מקור
- מחיקה - מחיקה לאחר אישור
- החרגה מאינטגרציות
- החרגה מדיווח לרו״ח
- מסמך קודם/הבא
דגשים לשימוש
- כל השדות פתוחים לעריכה ללא מצב עריכה נפרד.
- השלמת ספקים עוזרת לשמור עקביות בקטגוריות.
- מספר הקצאה רלוונטי לחשבוניות מס כאשר קיים.
פרטי מסמך
מסמךספקסכוםפעולה
צילום מסך: פרטי מסמך עם Preview, שדות עריכה ופעולות
ספקים
/suppliers
ניהול ספקים קבועים, מזהה ח.פ/ע.מ וקטגוריית הוצאה ברירת מחדל.
כפתורים ופעולות
- הוסף ספק
- עריכה
- מחיקה
- חיפוש לפי שם או מזהה
- סינון לפי קטגוריה
דגשים לשימוש
- הגדרת קטגוריית ספק עוזרת לסיווג עתידי.
- לחיצה על שורת ספק פותחת עריכה.
ספקים
מסמךספקסכוםפעולה
צילום מסך: טבלת ספקים, חיפוש וסינון קטגוריות
סנכרון Gmail, Outlook ו-Google Drive
/sync
חיבור מקורות המסמכים של העסק כדי לצמצם העלאות ידניות.
כפתורים ופעולות
- חבר Gmail
- חבר Outlook
- חבר Google Drive
- חבר מחדש
- נתק
- הפעל/כבה חשבון
- סנכרן את אתמול
- הוסף תיקיית Drive
דגשים לשימוש
- סטטוס סנכרון מוצג ליד כל חשבון.
- Drive דורש בחירת תיקיות לסריקה.
- ניתוק חשבון עוצר קליטה מאותו מקור.
סנכרון Gmail, Outlook ו-Google Drive
מסמךספקסכוםפעולה
צילום מסך: חשבונות Gmail ו-Outlook, חיבור Drive, תיקיות וסטטוס סנכרון
אינטגרציות
/integrations
חיבור למערכות חיצוניות להעברת מסמכים והוצאות.
כפתורים ופעולות
- חבר
- בדוק חיבור
- שלח ידנית
- השהה/הפעל
- מחק
דגשים לשימוש
- מפתחות API וסיסמאות מוצפנים במנוחה.
- שליחה ידנית מוגבלת ל-5 פעמים ביום לכל אינטגרציה.
- מומלץ לבדוק חיבור לאחר הגדרה.
אינטגרציות
צילום מסך: כרטיסי Google Drive Export, Morning ו-iCount
שערי מט״ח
/currency-rates
טבלת שערים מבנק ישראל לחודשיים האחרונים.
כפתורים ופעולות
- אין פעולות עריכה במסך זה
דגשים לשימוש
- הנתונים משמשים להמרת חשבוניות במטבע זר.
- היום הנוכחי מודגש כאשר קיים שער.
שערי מט״ח
מסמךספקסכוםפעולה
צילום מסך: טבלת שערי חליפין היסטוריים
קטגוריות הוצאה
/expense-categories
ניהול הקטגוריות שה-AI משתמש בהן לסיווג מסמכים.
כפתורים ופעולות
- הורד תבנית CSV
- ייבוא מ-CSV
- הוסף קטגוריה
- עריכה
- מחיקה
דגשים לשימוש
- כותרות ברורות משפרות סיווג AI.
- ייבוא CSV דורס קודי מיון קיימים.
- מסמכים שכבר סווגו אינם משתנים אוטומטית.
קטגוריות הוצאה
מסמךספקסכוםפעולה
צילום מסך: קבוצות הוצאה, קודי מיון, מפתחות חשבון ופעולות
הגדרות עסק וצוות
/office
ניהול פרטי העסק, משתמשים, תפקידים ופעולות ניהול רגישות.
כפתורים ופעולות
- ערוך
- שמור
- ביטול
- הוסף משתמש
- עריכת תפקיד
- הסרת משתמש
- עזיבת העסק
- מחיקת העסק
דגשים לשימוש
- מחיקת עסק היא פעולה בלתי הפיכה ודורשת הקלדת אישור.
- מנהל יחיד לא יכול לעזוב בלי מנהל נוסף.
- משתמש רגיל אינו מנהל הגדרות רגישות.
הגדרות עסק וצוות
צילום מסך: פרטי עסק, חברי צוות והרשאות
דיווחים לרו״ח
/office/accountant-report
שליחה אוטומטית של דוחות מסמכים לרו״ח או לגורם פיננסי שהעסק הגדיר.
כפתורים ופעולות
- הפעל/השבת שליחה
- הוסף אימייל נוסף
- שמור הגדרות
דגשים לשימוש
- ניתן להגדיר שליחה חודשית או דו-חודשית.
- הדוח כולל פרטי מסמך, ספק, קטגוריה, accountKey, sortingCode ומספר הקצאה.
דיווחים לרו״ח
צילום מסך: הגדרת אימיילים, יום שליחה ותדירות
פיצ׳רים
יכולות מרכזיות והסבר שימוש
הפיצ׳רים מחוברים אחד לשני: קליטה, חילוץ, סיווג, בדיקה, דיווח ואינטגרציות.
קליטת מסמכים
מסמכים יכולים להגיע מהעלאה ידנית, Gmail, Outlook או Google Drive. המטרה היא לרכז את כל הקבצים במקום אחד.
חילוץ AI
המערכת מזהה סוג מסמך, ספק, תאריך, סכומים, מטבע וקטגוריית הוצאה.
סיווג הוצאות
קטגוריות, מפתחות חשבון וקודי מיון מאפשרים לשמור סדר פיננסי ולייצר דוחות שימושיים.
מטבע ושערים
מסמכים במטבע זר יכולים לקבל שער המרה ולשמור סכומים בשקלים.
אינטגרציות
העברת קבצים ונתוני הוצאה ל-Google Drive, Morning ו-iCount.
אבטחה
טוקנים ומפתחות מוצפנים, הרשאות מופרדות לפי סביבת עבודה, ונשמר Audit Log לפעולות רגישות.
הרשאות ואבטחה
מה כל משתמש יכול לעשות
המערכת מפרידה בין משתמשים רגילים למנהלים, ובין סביבות עבודה שונות.
הרשאות וצוות
צילום מסך לדוגמה: טבלת צוות, תפקידים ופעולות עריכה.
מנהל
יכול לערוך פרטי עסק, לנהל משתמשים, אינטגרציות, דיווחים והגדרות רגישות.
משתמש
יכול לעבוד עם מסמכים, ספקים ותהליכי עבודה שוטפים, ללא ניהול הרשאות רגישות.
אבטחת מידע
טוקנים ומפתחות API מוצפנים, נתונים מופרדים לפי סביבת עבודה, ופעולות רגישות מתועדות.
שאלות נפוצות
תשובות קצרות לפני שמתחילים
האם ExpenseStack מחליפה רואה חשבון?
לא. ExpenseStack מסדרת ומחלצת נתונים, אבל אינה מחליפה בדיקה מקצועית, ייעוץ מס או דיווח לרשויות.
איזה מסמכים נתמכים?
חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, חשבונית זיכוי, קבלה ואישור תשלום. מסמכים זרים נתמכים בהתאם לזיהוי ולנתוני המטבע.
מה קורה אם ה-AI טועה?
אפשר לערוך את השדות במסך פרטי מסמך ולשמור את התיקון.
האם אפשר לחבר כמה מקורות?
כן. אפשר לחבר Gmail, Outlook, Google Drive ולהעלות קבצים ידנית.
איך מוסיפים צילום מסך אמיתי למדריך?
מחליפים את הבלוק הוויזואלי בתמונה אמיתית לאחר צילום מחשבון דמו ללא מידע רגיש.